Írd le részletesebben, hogy milyen témákkal szeretnél foglalkozni az adott értekezleten. Ehhez hasznosak lehetnek az alábbi kérdések:
• Milyen ötleteket szeretnék felvetni ezen a találkozón?
• Ki érdemel dicséretet vagy említést?
• Milyen kérdéseket szeretnék a leginkább megvitatni?
Mondd el az értekezlet elején a találkozó célját!
Ha az értekezlet elején egyértelmű célt fogalmazol meg, az elősegíti, hogy az teljesüljön, vagy legalábbis ellenőrizhető legyen a találkozó végén, hogy teljesült-e. Igyekezz minél pontosabban megfogalmazni, hogy mit kell eldönteni, felülvizsgálni vagy teljesíteni az értekezlet végére!
Ha homályosan fogalmazol, akkor egyrészt nehezebb is lesz eldönteni, hogy sikerült-e elérni a találkozó célját, másrészt a többiek sem fogják pontosan érteni, hogy mit vársz tőlük.
Vezesd a hallgatóságot!
Mondd el az értekezlet kezdetekor, hogy milyen napirendi pontokkal szeretnél foglalkozni, és ne hagyd, hogy a többiek elveszítsék a fonalat azzal kapcsolatban, hogy hány van még hátra, melyik lesz a következő, és melyek a fő prioritások. Ebben segíthet, ha a három–négy téma érintése után elmondod, hogy még mi mindenről lesz szó.
Legyél jó hallgatóság!
Ahhoz, hogy elérd, hogy a munkatársaid felkészüljenek az értekezletekre, megosszák az ötleteiket, és motiváltak is maradjanak, éreztesd velük, hogy valóban figyelsz rájuk. Ha lehet, mindig nézz annak a szemébe annak, aki beszél, és ne vágj közbe!
Kérdezz!
A megfelelő hallgatás mellett a megfelelő kérdezés is kiemelkedően fontos egy értekezlet hatékonyságához. Készülj előre több típusú kérdéssel is. Ezek a következők lehetnek:
Stratégiai kérdések
• Mit szeretnél pontosan a projekttel elérni?
• Hogyan alkalmazhatjuk ezt a megközelítést az egész vállalaton belül?
Felismerést segítő kérdések
• Ki segített ebben a projektben?
• Hogyan jött ez az ötlet?
Hatékonyságra irányuló kérdések
• Miben segíthetek?
• Milyen erőforrásokra van szükséged ahhoz, hogy projekted a következő szintre emeld?
Fejezd be az értekezletet egy cselekvési tervvel!
A megbeszélés utáni lendületet akkor tudod a leghatékonyabban elérni és fenntartani, ha az értekezletet egy egyértelmű cselekvési tervvel fejezed be.
Ebbe mindig fogalmazd bele azt is, hogy melyik feladatot ki fogja végrehajtani!
Borítókép: Brooke Cagle // Unsplash
